Evernoteはこれをすべて行えますか?私のお気に入りの生産性ツールを使った人生

あなたがハイテクのニュースサイトとブログを読んだら、Evernoteは問題のある会社であることがわかります。それはCレベルの役員を失い、かなりの数の労働者を解雇し、そして最近では、そのオンライン製品ストアを閉鎖した。また、私は定期的に使用していたClearlyブラウザ拡張機能をキャンセルしました。

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それでも、Evernoteに依存している何百万人ものユーザーがいます。私はそれらのユーザーの一人です。 Evernoteが私の毎日のワークフローの重要な要素であることについて私は以前に書いたことがあります。実際、Evernoteには約1万の音符しかありません。

あなたのToDoリストまたはあなたのEメール受信箱にあまりにも多くのアイテムがありますか?

この記事では、私がEvernoteを使用する多くの方法を説明することで、読者の疑問に答えるつもりです。

始めに、Evernoteが情報を追跡するために使用する3つの組織要素を紹介したいと思います。このトポロジは、Evernoteを最大限に活用するために不可欠です。

Evernoteの基本的な情報オブジェクトはノートです。注釈は、テキスト、イメージ、さらにはPDFおよびMicrosoft Officeドキュメントでも(または含まれていても)含めることができます。 Evernoteに情報を保存している場合は、メモに保存します。

ノートは、ノートブックにグループ化することができます。 1つのノートは、一度に1つのノートブックにのみ存在することができます。たとえば、Blogs-in-Progressというノートブックがあります。それはアイデアや投稿のための一連のメモを含んでいます。実際、私はこの記事をブログの進行中のメモに書いています。

ノートブックをスタックにグループ化することができます。スタックはノートブックのセットです。私はBloggingと呼ばれるスタックを持っています。そのスタックには、ノートブックの進行中のブログ、ブログの完了、および他の関連するノートブックがあります。ノートブックは一度に1つのスタックにしか置くことができません。

タグがあります。ノートにタグを割り当てることができます。ノートには多くのタグがあり、同じタグを多くのノートで使用できます。これにより、ノートブックやスタックを補完する組織構造を簡単に作成できます。私は下のクライアントの仕事について話すとき、これの例を挙げます。

Evernoteが本の場合、スタックはセクションであり、ノートブックはチャプターとなります。ノートはページになります。タグは後ろのインデックスになります。

次に、私がEvernoteを使用する主な方法のいくつかを見ていきましょう。 Evernoteが柔軟に構成されているため、誰もがそれを少しずつ使い分けています。大丈夫。私のアプローチを反映させる必要はありません。インスピレーションとしてそれを使用してください。

私が始める前に、私はEvernote Premiumに対して50ドル/年を支払うことにも注意してください。これによりアップロード容量が増え、大きなノートを使用できるようになり、重要なのは私がEvernoteにアップロードしたPDFやMicrosoft Officeドキュメント内を検索できることです。

記事の作成と企画 – 私は記事を企画するためにEvernoteを使用します。上記のように、私は私が取り組んでいるすべての列のための私の主要な作業ダッシュボードの進行中のブログセクションを持っています。一週間に一度、私は私が取り組んでいるかもしれないと思うトピックで新しいノートを始め、私の今後の仕事を追跡する方法としてそれを使用します。

クライアントプロジェクトの管理 – ウェブキャスト、講義、ブリーフィングペーパー、アドバイザリーステートメント、意見書、詳細な分析を作成、制作、配信します。この作業はすべてClient Workと呼ばれるスタックに組み込まれています。

次に、クライアントワークはクライアントエンティティによって細分化されます。私がやっているすべての作業は、与えられたプロジェクトのためのサポート資料の多くとともに、クライアントのノートブックに入ります。

各クライアントのノートブックには、会議メモ、関連性が高いと思われる多くの関連文書を入れました。ここでは、EvernoteのWebページキャプチャを使用して、プロジェクトに関連するページを適切なノートブックにドロップします。

あなたがイメージングするかもしれないので、それらのノートブックは大量の情報を含むことができるので、プロジェクトが完了したら、その情報を完成プロジェクトノートに移動します。

ここでタグが有効になります。私は多くの場合、クライアントのためにさまざまなプロジェクトに取り組んでいます。あなたはノートブックの中にノートブックを持つことができないので、私はタグを使用します。各プロジェクトにはタグが付いているので、タグで特定のプロジェクトのすべての関連資料をプルアップするのは比較的簡単です。

これは、Evernoteの検索機能が重要になる場所でもあります。私はしばしば、以前のプロジェクトで使ったリソースを探す必要があります。タグを使って検索することもできますし、全文検索をすることもできます。 Evernoteは、私の完成したプロジェクトのノートブック、私の普通のノートブック、そして私の研究リソースの完全なスタックさえも見ています。ノートブックに検索を制限することも可能です。これは非常に強力な機能です。

Evernoteがどのように情報を整理するか

私はまた、クライアントワークスタックで暗号化を頻繁に使用しています。私はしばしば、公表または社内諮問作業の前に機密プロジェクトに取り組んでいます。その情報はすべてEvernoteクラウドに入る前に暗号化されています。

学生と評点の管理 – 私はUCバークレーの拡張でオブジェクト指向プログラミングを教えるので、私は学生とのやりとりの流れが常にあります。学校では、キャンバス学習管理システム(以前はAngelを使用していました)を使用していますが、学生の学習を成功させるために必要なすべての情報を把握するには十分ではありません。

私は一般的な文書(標準的な手紙、学校の方針など)のためのノートを1つ持っています。私は、そのクラスに関連するリソースやプロジェクトに専念するノートブックと、教材の教授設計をしています。

私はまた、すべての最終的な試験のPDFを持っているので、私は戻って、学生が質問があれば参照することができます1つのノートを持っています。バークレーはFERPAの規制を受けているため、Evernoteに保管する前に各学生の試験を暗号化しています。

クラスワークと論文の管理 – 私が修士号に取り掛かっていたとき、私はクラスごとにノートブックを持ってスタックしました。私はまた、さまざまな研究フェーズで、私の論文に取り組むためのノートブックをたくさん持っていました。

技術情報の整理 – 私は3D印刷、さまざまなプログラミングの取り組み、使用するアプリケーションやシステムに関する技術情報、スタジオ、追跡を必要とするその他のものを含む、ほとんどすべての技術分野のノートブックを持つ技術情報というスタックを持っています技術情報、記事、ヒント、テクニック、およびメモ

私はEvernoteのWeb Clipperをここでかなり使用して、プロジェクトで作業しているときに参考にしたい情報を持った記事を持ってきます。

過去のプロジェクトと実験ノートを保持する – プロジェクトごとにメモをカタログする別のスタックがあり、プロジェクトごとに1つのノートブックがあります。私は今、私のラボノートをオンラインで公開していますが、古いノートはすべてここに保存され、個々のプロジェクトやデザイン要素に関する詳細なドキュメントも保存されています。

高齢者のケア責任の管理 – 私はこれについて多くの公表はしていませんが、私の妻と私は3年間、私の両親の終末期ケアを管理しました。私はあなたに嘘をつかない。それはラフだった。しかし、Evernoteは大きな助けとなった。

私は両親の財政状況、医療、保険、介護、そして最終的には葬儀の準備を管理するためにEvernoteを広く使用しました。これには、スキャンされた何千もの文書のノートブック、ステータス情報のノートブック、アカウント追跡情報を含むノートブックなどが含まれていました。ここでも、私はEvernoteの暗号化機能を幅広く利用しました。

Evernoteの使い方

研究リソースと文書管理

あなたはどのようにEvernoteを使いますか?

私が信頼していたもう一つのツールは、EvernoteのScannableアプリでした。このアプリのパワーは、iPhoneのカメラを使ってドキュメントのコピーを取ってEvernoteに保存することです。ユニークな付加価値は、ドキュメントがiPhoneのカメラの視野内に完全に見えるとすぐに、そのドキュメントのイメージを自動的に整列、フォーカス、グラブすることです。

これは私が会った様々な医者や高齢者ケアの専門家の数百の名刺を、それらの遭遇したすべての文書と共に、正しいカメラ設定を見つけるために私の電話機を操作することなく捕捉することを可能にした。私は、私が後で私の両親のケアを管理する必要があるドキュメンタリー情報を同時にカタログ化しながら、私がやりとりしていた人々に全力を傾けることができました。

Evernoteはこの3年間で非常に貴重でした(これは私の人生の中で最も挑戦的なものでした)。私の妻と私の責任の範囲が突然大きくなった頃、Evernoteはそれがそれほど悪くならないように助けました。

スクリプトによるドキュメント管理 – iMac上で動作するAppleScriptを使用してフォルダを監視し、特定のスキャンフォルダからドキュメントをEvernoteに自動的にアップロードします。今は参考になりましたが、親管理の段階では、ドキュメントをたくさんスキャンしなければならないときに特に重いことに使用しました。ドキュメントがスキャンされると、適切な親管理フォルダに自動的にアップロードされました。

個人情報 – 私は車の購入、家関連情報、レシピ、時間のない趣味など個人情報を追跡するためにEvernoteを使用していますが、いつでも私ができることを望みます。

あなたが読んだことから、私はEvernoteを使ってすべての文書管理を行うと推測するかもしれません。そうではありません。私はそれが適切なときにEvernoteを使用し、他のツールはより適しています。

Evernoteが登場する前は、Zoteroと呼ばれる学術アーカイブプログラムを使用して、後で参照できるようにWeb記事を取り込みました。ドキュメントはクラウドに保存されていなかったので、非常にイライラしていました。 Zoteroは、マシン間で一致させるための非常に厄介な同期メカニズムを持っていました。

私がメインのブラウザとしてChromeを採用した当時、ZoteroはChromeをサポートしていませんでした。だから私はそれらのノートをすべてEvernoteに移しました。しかし、私がポケットを使い始めると、ポケットの検索はそれほど良くないとはいえ、記事をキャプチャする方が良いとわかった。

私はまた、マニュアルやその他の重要な文書のような文書を保存するためにファイル共有フォルダを使用し、すべてをEvernoteに移行していないことに注意してください。また、私は電子メールで入手した文書を持つクライアントフォルダと、PowerPointに入るすべての部分(最後のスライドデッキは300画像と約30の研究文書を持っています)を持っています。すべてがEvernoteに入るわけではありません。

明らかに、私のEvernoteの使用はあなたとは異なるでしょう。しかし、あなたがこの製品を最大限に活用する方法を考えているなら、おそらく私のストーリーは、あなたがこのツールからより多くの価値を引き出す方法についてのアイディアをあなたに与えるでしょう。

私は他の人がEvernoteをどのように使用しているのか本当に興味がありますので、以下にコメントし、Evernoteを職場や家庭で利用する方法を共有してください。

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